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浅析ERP项目监理评价体系的构建

来源: 比特网

前言

ERP项目监理在时间段上可以分为项目前期监理、过程监理和后期监理。前期监理重在促进实施方、业主和监理方相互签订合同,明确项目绩效目标、监理指标和验收标准;过程监理重在进度、投资和质量监测;后期监理则重

在监测项目目标的实现程度。根据监理内容和程度不同,ERP项目监理可分为咨询式监理、里程碑式监理和全程式监理。咨询式监理最为简单,不具备约束力;里程碑式监理,则是将项目建设划分为若干个阶段,在每一个阶段结束都设置一个里程碑,在里程碑到来时通知监理方进行审查或测试;全程式监理实际上也有一个里程碑,只不过它的里程碑划分更细,监测点更多,而且要派人员全程跟踪、收集信息。因此,ERP项目监理一般就是指在里程碑或监测点运用一定的评价指标和方法对项目进行评价和控制。目前ERP项目监理还没有形成一套完整的监理评价体系,而土建工程监理的评价体系比较成熟,因此尽管ERP项目监理在具体评价内容、指标和方法上会有自身的特点,但作为项目监理,还是可以借鉴土建工程监理的“三控制”(进度控制、投资控制、质量控制)框架来构建它的评价体系。

l ERP项目进度控制与评价指标

1.1进度与成本、质量的关系

项目进度与项目成本和项目质量有密切的关系。每个项目在需求确定的情况下,都会有一个大致合理的工期。进度太快,尤其是赶工,不但会影响质量,而且成本会因为人员增加或加班而增加;进度太慢,尤其是工期拖延,不仅会增加成本,而且质量会因为实施人员麻痹放松而受到影响,更严重的是企业员工的激情因此而受到影响,最终有可能把项目拖垮。可见进度控制对于保证项目成功实施非常重要,如果实施费用和咨询费用是按天计算,进度控制就更需谨慎和完善。

1.2 ERP项目进度评价方法和指标

甘特图(Gantt chart)是一种很好的项目进度控制技术,它用条形图的形式直观地表明任务计划在什么时候开始,什么时候结束,以及实际进展与计划要求的对比。通常情况下,在明确的SOW(Statement Of Work,工作说明书)和WBS(Work Breakdown Structure,工作分解结构)的基础上,业主、实施方与监理方共同制定这种甘特图。甘特图越详细,进度评价越容易进行。ERP项目进度监理的难点在于如何计算工程完成量,因为它无法像土木工程那样按土方量、建筑面积进行计算。因此,ERP项目评价指标既不方便用工程量来衡量、也不方便用资源消耗或者费用开支来衡量,较好的方法是将整个项目划分为阶段性工程和单项工程,在监测点到来时,监理人员根据项目进度报告,对照甘特图评价项目进度计划是否严格执行,考核阶段性工程(例如基础数据准备)和单项工程(例如编码)的提前天数或延迟天数。具体过程和指标如表1所示。

2 ERP项目投资控制与评价指标

ERP项目超预算的现象非常普遍,如果控制不好,项目很可能会因资金不足而被搁浅,甚至掉进价格陷阱。可见,投资控制对确保项目成功同样十分重要。

2.1 ERP项目投资控制的内容

ERP项目投资控制应按其成本费用的构成来进行。ERP项目成本费用主要包括:硬件费;软件费;二次开发费用;培训费;实施费;咨询费。

2.2 ERP项目投资控制的方法和指标

挣得值法是对项目进度和成本费用进行综合控制的一种方法。由于ERP项目很难用费用来度量工作量,因此不建议用挣得值法来评价其进度,但可以用它来对项目费用进行评价。挣得值法在费用评价方面的指标为:

(1)已完成工作量的实际费用(ACWP)。

2)已完成工作量的预算费用(BCWP)——挣得值。

(3)费用偏差CV:是指检查日期BCWP与ACWP之间的差异。计算公式:CV=BCWP—ACWP。

当CV为负值时表示执行效果不佳,即实际费用超过预算值;反之,当CV为正值时表示实际费用低于预算值;若CV=O,表示项目费用按计划执行。

(4)费用执行指标CPI:是指挣得值与实际费用值之比,计算公式:CPI=BCWP/ACWP。

当CPI>1时,表示实际费用低于预算;CPI<1时,表示实际费用超出预算;CPI=l时,表示实际费用与预算费用吻合,表明项目费用按计划进行。

挣得值法的计算关系虽然简单,但准确度量作业的挣得值却是不容易的,这是由于有些项目的工作完成量不容易衡量,ERP就是这样的项目。为此,ERP项目适合采用节点计量法,即将工程分为多个进度节点并赋以挣得值,每完成一个节点即计入该节点挣得值,进度节点越详细,费用评价就越准确。

3 ERP项目质量控制与评价指标

质量控制是ERP项目监理的核心,它包括硬件质量、软件质量、项目实施质量等方面的控制。

3.1硬件性能的评价

硬件性能评价主要是评价硬件设备性能的稳定性和可靠性,以及经济合理性。评价内容具体包括:

(1)对服务器性能的评价。

(2)对终端机性能的评价。

(3)对网络设备性能的评价。

(4)对B/S或C/S体系结构的评价。

对硬件测试的指标,目前国际上比较流行SPECint系列、SPECfp系列、TPC—C等标准性能测试指标。但这些“国际通用标准”的度量最好是作为参考值,最理想的方式是在真实环境中试运行,即将系统(含平台、软件和操作流程)真正试运行一段时间。这样,用户不仅能看到硬件的实际性能,也能观察到硬件是否稳定可靠、使用是否方便、服务是否周到、配置是否足够、全部价格是否合理。

3.2软件性能的评价

作为真正意义上的ERP产品,在基本功能方面,必须涉及企业最主要管理和运作行为的方方面面,同时兼顾到实际情况的不断变化,即必须具有稳定性、兼容性和扩充性。评价内容可以依据或参考由中国生产力促进中心协会组织制定的《信息化技术规范(ERP部分)》。该规范提供的“ERP产品功能技术要求”可以快速评价一套ERP系统的基本功能,同时又是衡量产品水准的规范。

该规范共有4个基本功能与16个模块,每一个模块下面都有很详细的评价指标(353个功能描述和几千个评价标准)。大部分指标只需根据评价标准对该管理软件该功能是否达标进行“有无”的评定。然后按该功能的重要程度(权数)与该功能的配分计算其得分;

各模块的得分与总得分的计算亦按此法进行。企业不一定16个模块全部实施,每个模块中的功能点也不一定都要求。按照“以合同为中心”的ERP项目监理原则[5],为了使监理有据可依,应该在签订合同时明确企业实施的模块、功能描述和评价标准,以及模块与功能配分等,然后在软件测试环节进行评价。

3.3系统安全性的评价

系统安全性评价可以从信息化安全措施应用率和系统安全测试两个方面进行。

3.3.1信息化安全措施应用率的评价指标

(1)是否重视员工安全意识的培养及制订严格的员工信息安全制度。

(2)是否采取本地实时备份、本地定时备份、异地实时备份、异地定时备份。

(3)是否拥有2个(含)以上的ISP。

(4)是否安装了防火墙。

(5)是否安装了企业级杀毒软件,并严格按照供应商要求按时升级。

(6)是否安装了邮件加密系统。

(7)是否建立了虚拟专用网。

(8)档案服务器、网络服务器、防火墙等网络流量相关的设备是否有备份。

3.3.2安全测试指标

系统安全测试具体包括应用程序安全测试、操作系统安全测试、数据库安全测试、IIS服务器安全测试、网络环境安全测试等。

3.4基础数据准确率的评价

3.4.1静态数据

(1)编码。编码是为了系统识别和检索而对数据进行唯一的标识。凡是纳入系统管理的数据均要对其进行编码,包括物料编码、供应商编码、客户编码、库位编码、工作中心编码、计划员/采购员编码等。编码准确率力求达到100%。

(2)物料清单。ERP必须有结构良好、数据准确的物料清单,用来支持计划和控制过程。物料清单的准确度要达到98%一100%。

(3)工作中心数据。工作中心是ERP系统的基本加工单位,是进行物料需求计划与能力需求计划运算的基本资料,同时也是成本核算时成本发生的基本单元和车间生产作业核实投入与产出情况的基本单元。工作中心的数据包括能力数据、费率、人员每天班次、每班平均人数、设备数、标准工时率等,准确率要求达到95%一100%。
 

(4)工艺路线数据。在ERP系统中,工艺路线文件一般用以下内容进行描述:物品代码、工序号、工序说明、工作中心代码、排队时间、准备时间、加工时间、等待时间、传送时间、最小传送量、外协标识(Y/N)、标准外协费和工序检验标志(Y/N)等字段。工艺路线的准确度要达到95%~100%。

(5)成本数据。成本数据包括直接材料费、直接人工费和间接费用的分配等,其中人工费与间接费用的分配是难点。ERP应用要尽量使用标准成本。标准成本是经过反复模拟和测箅才能确定的。成本误差应控制在一定范围之内。

(6)财务数据。主要包括会计科目设置、科目期初余额、物料期初余额、物料价格等数据。财务数据的准确率要求达到98%一100%。

(7)采购数据。主要包括采购周期、安全库存量、经济订货量,以及供应商主文件等数据。采购数据的准确度要达到95%~100%。

3.4.2动态数据

在ERP中,最重要的动态数据是库存记录。库存数据包括仓库、库房以及在制品的准确的库存数据。在保证静态数据准确的前提下,测试动态数据的准确性。在所有物料项目的库存记录中,至少有95%与实际盘点的结果在计数容限内相匹配。

3.5服务质量的评价

ERP是一项实施服务重于软件的项目,仅有好的产品,没有好的实施服务,项目同样要面临失败的可能。因此,为保证产品成功上线,并持续稳定运行,必须建立相关的服务保障机制和明确的流程规范。服务质量的评价可以依据或参考《信息化技术规范(ERP部分)》提供的“ERP产品服务技术要求”进行。其内容与评价范围包括10个大项,每项大指标下面有4—6个评价点。

(1)安装集成服务:能针对客户所购买的软硬件加以集成,保障客户软硬件顺利运作,提高运作效能。

(2)顾问实施服务:针对客户的ERP项目能进行规划,并且在项目进行中进行工作协调、组织分工与专业的编码建议,以保障客户ERP项目顺利上线运行。

(3)模块功能培训:能针对ERP各模块的功能、操作、管理进行培训,使用户能深入了解每个模块的详细功能并熟练操作。

(4)产品升级服务:软件供应商推出新版本时,能针对客户使用的旧版本予以软件升级服务,以便于客户能使用更先进的功能,或符合新的相关法令。

(5)二次开发服务:对于客户的业务流程或行业特性,在标准ERP模块无法满足时,针对差异的部分进行二次开发,让ERP更贴近客户需求,并满足其行业特性。

(6)开发技术培训服务:对于有能力自行维护ERP产品并合法取得源代码的客户,进行原厂的技术培训,以便让客户的信息中心人员能顺利接手产品技术,提升信息管理人员的技术水平。

(7)热线支持:能针对用户使用上的疑难问题,提供电话上的说明与讲解,即时解决客户疑难问题。

(8)远程支持:用户在使用过程中发生问题,无法通过电话解决时,可提供远程网络支持。

(9)现场技术支持:用户在使用过程中发生问题,无法通过电话与远程连接方式解决时,由服务商直接到现场加以分析、判断,指出问题发生原因,提出解决方案。

(10)服务保证体系:为保障客户对于服务供应商提供的各项服务皆能落实执行,服务供应商设置一个独立的部门从事满意度的评价并作为客户投诉的渠道,保证客户能够得到等价的服务内容,保证服务质量。

3.6绩效评价

ERP项目不只是简单的硬件采购和软件安装。更是一项管理工程。ERP项目具有自身的特点,系统上线成功不等于项目成功。因此,其质量控制不能简单地表现在硬件与软件的性能以及系统正常切换上线方面,ERP质量评价还应包括项目实施后的绩效评价。

在进行绩效评价时,要剔除物价、利率等外部环境因素变动的影响。另外,在确定绩效指标时,要注意ERP监理评价与ERP绩效评价的区别,监理工作既要延伸到系统切换以后,又不能没完没了,一般以系统切换运行一段时间后(例如1年)为界限。在具体内容上,ERP项目绩效评价可以从定性和定量两个方面进行。

3.6.1定性评价

定性评价是对企业管理水平、员工素质和企业效益的评价,可以从以下这些方面进行考察:

(1)企业各职能部门的整体观念、协同工作、人员素质是否有所提高。

(2)管理人员是否真正从烦琐的事务中解脱出来,把主要精力放在提高管理水平分析和研究管理中的实质问题上。

(3)企业高层领导是否提高了决策水平和管理效率,是否能够及时掌握各部门的情况。

(4)企业的市场竞争能力、应变能力和对客户的服务质量是否有所提高。

3.6.2定量评价
定量评价可以从以下方面考察项目实施前后的变化:库存资金量;资金周转次数;库存盘点误差率;短缺件数量;生产率;产品合格率;采购费用;按期交货率;成本;利润。

4结语

ERP项目监理评价体系是ERP项目监理体系的重要组成部分,也是签订ERP项目实施合同与监理合同的重要依据。ERP项目实施过程中的进度不稳定、投资不确定、质量没标准已经成为企业的心病,并已成为制约ERP发展的主要瓶颈。因此,构建与完善ERP项目监理评价体系具有十分重要的意义。


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